Aviso de
Privacidad

Quién es el responsable de tus datos

De conformidad con la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares (en adelante, la LFPDPPP), su Reglamento y los Lineamientos del Aviso de Privacidad, el responsable del tratamiento de tus datos personales es:

Kivol es una plataforma de software como servicio (SaaS) que reúne en un solo lugar la mensajería de una empresa (WhatsApp, Instagram, Messenger, Telegram, TikTok, correo, chat web y SMS), un CRM con pipeline de ventas, automatizaciones con inteligencia artificial y un módulo de ERP ligero.

Este documento constituye el Aviso de Privacidad Integral a que se refieren los artículos 15, 16 y 17 de la LFPDPPP. Al contratar o utilizar cualquiera de nuestros servicios aceptas las prácticas descritas aquí.

Tenemos dos papeles distintos y conviene no confundirlos

Esta es la parte que más se malinterpreta en un CRM, así que la explicamos primero. Kivol trata dos clases de datos y su régimen legal no es el mismo.

a) Somos responsables de los datos de nuestros clientes

Cuando tú contratas Kivol, nos das tus datos de identificación, contacto, facturación y uso de la plataforma. Sobre esos datos Kivol actúa como responsable: nosotros decidimos para qué se usan y respondemos por ellos ante ti y ante la autoridad.

b) Somos encargados de los datos que tú cargas

Dentro de la plataforma, tú subes y generas datos de tus propios clientes, prospectos, pacientes, empleados o proveedores: sus nombres, teléfonos, conversaciones, pedidos, expedientes. Sobre esos datos Kivol actúa únicamente como encargado, en los términos del artículo 3 fracción IX de la LFPDPPP. Los tratamos siguiendo tus instrucciones y para el único fin de prestarte el servicio.

Kivol no usa los datos que tú cargas para fines propios. No los vendemos, no los rentamos, no los cedemos con fines comerciales y no entrenamos modelos de inteligencia artificial con ellos.

Qué datos personales tratamos

Datos que recabamos directamente de ti como cliente

• Identificación: nombre completo, denominación o razón social y, cuando aplique, el cargo dentro de la empresa.
• Contacto: correo electrónico, número telefónico y número de WhatsApp.
• Datos fiscales: RFC, régimen fiscal y domicilio fiscal, cuando nos solicitas comprobante de tus pagos.
• Datos de pago: los procesa directamente la pasarela que elijas. Kivol no almacena números completos de tarjeta en sus servidores; recibimos únicamente el identificador de la transacción y los últimos dígitos.
• Datos técnicos de la cuenta: dirección IP, tipo de navegador y dispositivo, subdominio asignado, fechas de acceso y registro de las acciones realizadas dentro de la plataforma.

Datos que tú cargas o generas dentro de la plataforma

Como encargados tratamos, por cuenta tuya, la información que tu operación produce:

• Contactos y sus datos de identificación y contacto, etiquetas y campos personalizados.
• El contenido de las conversaciones de todos los canales que conectes, incluyendo texto, imágenes, documentos, audios y notas de voz.
• Oportunidades de venta, montos, etapas, tareas, citas y notas internas de tu equipo.
• Datos capturados por tus flujos automatizados y por tus formularios.
• Datos de tu operación en el módulo de ERP: productos, inventarios, pedidos, proveedores, facturas internas, registros contables, expedientes de empleados y nómina.
• Los documentos que subas a la base de conocimiento de tu asistente de inteligencia artificial.

Datos personales sensibles

Kivol no te pide datos personales sensibles para prestarte el servicio, y no los recabamos como responsables.

Ahora bien, debemos ser claros en algo: la plataforma incluye una vertical para clínicas dentales con expediente clínico, historial de alergias, planes de tratamiento y odontograma. Si tú activas y utilizas esa vertical, estarás cargando datos personales sensibles de salud en el sentido del artículo 3 fracción VI de la LFPDPPP.

Para qué usamos tus datos

Finalidades primarias (necesarias para el servicio)

Sin estas finalidades no podemos prestarte el servicio, y no requieren tu consentimiento adicional:

• Crear y administrar tu cuenta, tu subdominio y los usuarios de tu equipo.
• Prestar las funciones contratadas: bandeja de entrada, CRM, automatizaciones, asistentes de inteligencia artificial y ERP.
• Conectar y mantener operativos los canales de mensajería que autorices.
• Cobrar el servicio, emitir comprobantes y llevar el control administrativo de la relación.
• Dar soporte técnico, acompañarte en la implementación y capacitar a tu equipo.
• Prevenir fraude, abuso y uso indebido, y cumplir obligaciones legales, fiscales y contables.

Finalidades secundarias (puedes oponerte)

• Enviarte comunicaciones sobre novedades del producto, mejoras y contenidos de utilidad.
• Invitarte a sesiones de retroalimentación o a probar funciones nuevas.
• Elaborar estadísticas internas de uso, siempre en forma agregada y disociada.

Puedes negarte a estas finalidades secundarias en cualquier momento escribiendo a legal@kivol.ai, sin que eso afecte la prestación del servicio contratado.

Inteligencia artificial y decisiones automatizadas

Cuando activas un asistente de inteligencia artificial, el contenido de las conversaciones que ese asistente debe responder se envía al proveedor de modelos que tú elijas para generar la respuesta.

• Los proveedores disponibles son OpenAI, Google, Anthropic y OpenRouter. El proveedor se configura por empresa y el modelo se elige en cada asistente.
• Se transmite el contenido necesario para responder: el mensaje del cliente, el contexto reciente de la conversación y, si la activaste, la base de conocimiento que hayas cargado.
• No entrenamos modelos con tus datos, ni permitimos que se usen para entrenar los modelos de los proveedores bajo las condiciones comerciales que tenemos contratadas con ellos.
• Puedes desactivar el asistente en cualquier momento y seguir operando la plataforma de forma manual.

Con quién compartimos datos

Para operar la plataforma nos apoyamos en proveedores que actúan como encargados nuestros. Todos están obligados por contrato a tratar los datos únicamente conforme a nuestras instrucciones y a guardar confidencialidad.

Si conectas integraciones opcionales desde el constructor de flujos (por ejemplo Google Calendar, Zoho Calendar, Calendly, Google Sheets, Shopify, WooCommerce, n8n, Make o un webhook propio), los datos que envíes a esos servicios quedan sujetos a las políticas de privacidad de cada uno. Esa conexión la decides tú y puedes revocarla cuando quieras.

No vendemos, rentamos ni cedemos datos personales a terceros con fines comerciales propios. Solo los revelaremos a una autoridad cuando exista un requerimiento fundado y motivado, y en ese caso te lo notificaremos salvo que la ley nos lo impida.

Transferencias internacionales

Como se aprecia en la tabla anterior, varios de nuestros encargados están establecidos fuera de México, principalmente en Estados Unidos. Esto implica una transferencia internacional de datos.

Estas transferencias se realizan al amparo del artículo 37 fracción V de la LFPDPPP, por ser necesarias para el cumplimiento del contrato celebrado contigo, y están respaldadas por cláusulas contractuales que obligan a cada proveedor a mantener un nivel de protección equivalente al que exige la legislación mexicana.

No realizamos transferencias distintas a las descritas sin informarte previamente.

Cuánto tiempo conservamos los datos

• Mientras dure la relación: conservamos tus datos y los de tu operación durante toda la vigencia de tu contrato.
• Al terminar: mantenemos tu información disponible durante 30 días naturales para que puedas exportarla. Pasado ese plazo procedemos a su eliminación.
• Obligaciones fiscales: los datos de facturación y los comprobantes se conservan hasta 5 años, conforme al Código Fiscal de la Federación.
• Respaldos: la información borrada puede permanecer en los respaldos por un máximo de 90 días hasta que el ciclo de rotación los sobrescribe.

Puedes solicitar la eliminación anticipada de tus datos en cualquier momento. El procedimiento está detallado en nuestra página de eliminación de datos.

Cómo protegemos la información

Aplicamos medidas de seguridad administrativas, técnicas y físicas conforme al artículo 19 de la LFPDPPP. Estas son las que están efectivamente en operación:

Técnicas

• Cifrado en tránsito con TLS en todas las comunicaciones entre tu navegador, la plataforma y los canales conectados.
• Aislamiento entre empresas: cada cliente opera en su propio subdominio, con sus datos separados de los de cualquier otro cliente.
• Control de acceso por roles y permisos granulares, con el principio de mínimo privilegio: cada usuario ve solo lo que su rol le permite.
• Enmascaramiento del teléfono del contacto para los usuarios con rol de agente.
• Respaldos diarios automáticos de la base de datos, con verificación de integridad mediante suma de comprobación, restauración de prueba y bitácora de cada operación.
• Registro de actividad de las acciones relevantes realizadas dentro de la plataforma.
• Contraseñas almacenadas con funciones de derivación de clave, nunca en texto plano.

Administrativas y físicas

• Acceso a los servidores de producción restringido al personal técnico estrictamente necesario.
• Obligaciones de confidencialidad para todo el personal y los proveedores con acceso a datos.
• Servidores dedicados administrados directamente por Kivol, alojados en un centro de datos ubicado en [PAÍS POR CONFIRMAR], con controles de acceso físico, energía redundante y vigilancia.
• Revisión periódica de dependencias y aplicación de actualizaciones de seguridad.

Tus derechos ARCO

Como titular de datos personales tienes cuatro derechos que puedes ejercer en cualquier momento:

Cómo ejercerlos

Envía tu solicitud a legal@kivol.ai incluyendo: tu nombre y un medio para responderte, copia de una identificación oficial que acredite tu identidad, la descripción clara de los datos y del derecho que quieres ejercer, y cualquier documento que apoye tu petición.

• Te responderemos en un máximo de 20 días hábiles contados desde la recepción de la solicitud.
• Si procede, la haremos efectiva dentro de los 15 días hábiles siguientes a esa respuesta.
• El ejercicio de estos derechos es gratuito. Solo podríamos cobrar los gastos de envío o reproducción, conforme a la ley.

Revocación del consentimiento

Puedes revocar tu consentimiento en cualquier momento por el mismo medio. Ten en cuenta que, en ciertos casos, la revocación puede impedirnos seguir prestando el servicio o estar limitada por obligaciones legales que debamos cumplir.

Si consideras que tu derecho a la protección de datos fue vulnerado, puedes acudir ante la autoridad competente en materia de protección de datos personales en México.

Cookies y tecnologías similares

En el sitio público kivol.ai utilizamos:

• Cookies necesarias para que el sitio funcione y recuerde tus preferencias básicas.
• Medición de audiencia para saber qué contenidos son útiles, en forma agregada.
• Píxel de Meta para medir el desempeño de nuestra publicidad y mostrar anuncios a quienes ya visitaron el sitio.

Dentro de la plataforma solo usamos cookies necesarias para mantener tu sesión iniciada y proteger la cuenta.

Puedes bloquear o eliminar cookies desde la configuración de tu navegador. Si bloqueas las necesarias, algunas funciones podrían dejar de operar correctamente.

Menores de edad

Kivol es una herramienta de uso empresarial y no está dirigida a menores de 18 años. No recabamos deliberadamente datos de menores como responsables.

Si tu operación implica tratar datos de menores (por ejemplo, una escuela o una clínica pediátrica), tú eres responsable de obtener el consentimiento de quien ejerza la patria potestad o la tutela, conforme a la ley.

Qué hacemos si ocurre una vulneración

Si se produce una vulneración de seguridad que afecte de forma significativa tus derechos patrimoniales o morales, actuaremos así:

• Te lo notificaremos sin demora injustificada en cuanto la confirmemos, por correo electrónico y, si el caso lo amerita, por WhatsApp.
• Te informaremos la naturaleza del incidente, qué datos estuvieron comprometidos, las recomendaciones para que protejas tus intereses y las acciones correctivas que estamos aplicando.
• Documentaremos el incidente y las medidas adoptadas para evitar que se repita.

Si detectas una posible vulnerabilidad en la plataforma, te agradecemos que nos escribas a legal@kivol.ai antes de divulgarla. Respondemos y damos crédito a quien reporta de buena fe.

Cambios a este aviso

Podemos actualizar este Aviso de Privacidad cuando cambien nuestras prácticas, la plataforma o la legislación aplicable. La versión vigente siempre estará publicada en kivol.ai/privacidad, con su número de versión y su fecha.

Si el cambio es sustancial, en particular si modifica las finalidades del tratamiento o incorpora nuevas transferencias, te lo notificaremos por correo electrónico con al menos 15 días naturales de anticipación a su entrada en vigor.

Contacto

Para cualquier duda sobre este aviso, solicitud ARCO, revocación de consentimiento o reporte de una vulneración:

Este documento constituye el Aviso de Privacidad Integral de Kivol conforme a los artículos 15, 16, 17 y demás aplicables de la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares y su Reglamento. Se complementa con nuestros Términos y Condiciones.